Declarația privind beneficiarul real: obligații, termene și consecințe

Printre obligațiile administrative mai puțin cunoscute ale societăților din România se numără declararea beneficiarului real. Această cerință a apărut ca urmare a transpunerii directivelor europene privind prevenirea spălării banilor și a finanțării terorismului. Ea se aplică de la momentul înființare firmă și trebuie actualizată ori de câte ori intervin modificări în structura de control a societății.

Nerespectarea obligației de declarare atrage sancțiuni administrative, care pot merge de la amenzi la suspendarea activității sau la radierea forțată din Registrul Comerțului. De aceea, înțelegerea exactă a ceea ce implică această declarație este importantă pentru orice antreprenor.

Cine este beneficiarul real

Beneficiarul real este persoana fizică sau, în anumite condiții, mai multe persoane fizice, care dețin sau controlează în ultimă instanță o entitate juridică (firmă, fundație, trust etc.). Noțiunea este reglementată prin Legea nr. 129/2019 pentru prevenirea și combaterea spălării banilor.

Criteriile pentru identificarea beneficiarului real includ:

Deținerea, direct sau indirect, a mai mult de 25% din acțiunile sau din capitalul social al firmei
Exercitarea unui control indirect prin intermediul unor persoane juridice interconectate
Exercitarea controlului prin alte mijloace (drepturi de vot speciale, acorduri de acționariat, relații de familie etc.)

Dacă nicio persoană fizică nu este identificabilă pe baza criteriilor de mai sus, beneficiarul real este considerat directorul sau directorii cu funcție executivă.

Obligații concrete ale firmelor

Societățile comerciale înregistrate în România au două tipuri de obligații legate de beneficiarul real:

1. La înregistrare

Odată cu depunerea dosarului de înregistrare la Registrul Comerțului, firma trebuie să depună și o declarație privind beneficiarul real. Formularul este disponibil pe platforma Registrului Comerțului și trebuie completat cu datele de identificare ale beneficiarului real.

2. Anual

Declarația trebuie actualizată și redepusă anual, chiar dacă nu au intervenit modificări în structura de control. Termenul este cel prevăzut de lege pentru depunerea situațiilor financiare sau cel stabilit prin ordin al ministrului justiției.

3. La orice modificare

Dacă structura de proprietate sau de control se modifică (intrarea unui nou asociat, modificarea participațiilor existente, schimbarea structurii corporative etc.), declarația trebuie actualizată în termen de 15 zile de la data modificării.

Cum se depune declarația

Declarația privind beneficiarul real se depune la Registrul Comerțului de care aparține firma. Poate fi depusă personal, prin mandatar sau online, prin portalul ONRC.

Formularul conține date despre: datele de identificare ale societății, datele de identificare ale beneficiarului real (inclusiv CNP), modalitatea prin care exercită controlul (tipul și procentul de participație sau tipul de control exercitat).

Semnătura reprezentantului legal al firmei sau declarantul autorizat este necesară pe formular.

Sancțiuni pentru nerespectarea obligației

Nerespectarea obligației de depunere a declarației privind beneficiarul real poate atrage:

Amendă contravențională pentru administrator sau pentru societate
Suspendarea activității societății, printr-o procedură desfășurată de Registrul Comerțului
Radierea din Registrul Comerțului, în cazuri de neconformare persistentă

Registrul central al beneficiarilor reali

Datele declarate sunt înscrise în Registrul central al beneficiarilor reali, ținut de Oficiul Național al Registrului Comerțului. O parte din aceste date sunt accesibile publicului, iar o parte este disponibilă numai autorităților cu atribuții de control (ANAF, ONPCSB, Parchet etc.).

Aplicabilitatea la PFA

Obligația de declarare a beneficiarului real se aplică societăților comerciale, nu titularilor de înființare PFA. PFA-ul nu are structură de asociați sau acționari și nu implică, prin definiție, separarea dintre titularul activității și controlul exercitat. De aceea, această obligație specifică nu se aplică PFA-ului și formelor asimilate (II, ÎF).

Declarația privind beneficiarul real este o obligație legală cu caracter permanent, care trebuie gestionată activ pe toată durata existenței firmei. Termenele anuale și obligația de actualizare la modificări trebuie integrate în calendarul administrativ al oricărei societăți.

ADISAF include asistența privind declarația beneficiarului real în serviciile de înregistrare și modificare a firmelor. Contactează echipa la 0745.450.450 pentru detalii.

Servicii juridice prin cabinet de avocat colaborator

În vederea satisfacerii nevoilor clienților săi, ADISAF facilitează accesul acestora la servicii juridice calificate, prin intermediul unui Cabinet de avocat colaborator, cu practician înscris și autorizat în cadrul Baroului București, în conformitate cu dispozițiile Legii nr. 51/1995 privind organizarea și exercitarea profesiei de avocat, republicată, cu modificările și completările ulterioare.

Documentația juridică aferentă serviciilor solicitate este elaborată, avizată și asumată în exclusivitate de către Cabinetul de avocat colaborator, în limitele mandatului acordat de client și cu respectarea normelor deontologice ale profesiei.

Rolul ADISAF se limitează la activități de natură administrativă și de coordonare operațională, respectiv: preluarea solicitărilor clienților, transmiterea acestora către Cabinetul de avocat colaborator, punerea la dispoziție a documentației pregătite de acesta și supravegherea îndeplinirii etapelor procedurale, fără a interveni în substanța actului juridic și fără a exercita, sub nicio formă, atribuții rezervate prin lege profesiei de avocat.