Ce trebuie să conțină o cerere formală scrisă, pas cu pas

O cerere formală scrisă trebuie să spună clar cine o trimite, cui se adresează, ce se solicită și pe ce motiv. Fără aceste patru elemente, documentul riscă să fie respins sau ignorat. Pe Churry Burry găsiți și alte ghiduri practice pentru treburile de zi cu zi, iar aici vedeți structura pe care o poate urma orice cerere.

Elementele obligatorii ale unei cereri

Indiferent dacă o depuneți la o instituție, la angajator sau la o școală, ordinea logică rămâne aceeași, iar un model bine ales poate fi refolosit de fiecare dată când aveți nevoie de un document similar. Parcurgeți lista de mai jos înainte de a semna:

• datele de identificare ale persoanei care solicită: nume, prenume, adresă, date de contact;
• destinatarul: instituția și, dacă se știe, funcția persoanei căreia i se adresează cererea;
• titlul clar, de exemplu „Cerere de eliberare a unei adeverințe”;
• conținutul: solicitarea formulată concret, urmată de motivație;
• lista actelor anexate, dacă există;
• data și semnătura.

Cum formulați solicitarea

Cea mai frecventă greșeală este amestecarea poveștii cu cererea propriu-zisă. Cititorul unui document oficial vrea să afle repede ce doriți. De aceea, prima propoziție a conținutului ar trebui să conțină solicitarea, iar explicațiile vin după ea.

Folosiți un limbaj politicos, dar direct. Formule precum „vă rog să aprobați” sau „solicit respectuos” sunt suficiente. Evitați reproșurile, ironiile și textele lungi, care nu ajută la rezolvarea problemei.

Motivația și dovezile

Motivul trebuie să fie scurt și verificabil. Dacă invocați o situație concretă, de pildă o schimbare de program sau o nevoie personală, spuneți-o pe scurt și atașați documentele care o susțin. Pentru situații legate de sănătate, de exemplu, o adeverință medicală este de multe ori anexa potrivită. Dacă vă interesează subiecte din acest domeniu, puteți consulta și rubrica Sănătate de pe Churry Burry, ca lectură generală.

Numerotați anexele și menționați-le în text. Astfel, cel care primește cererea știe ce ar trebui să găsească în dosar și nu va lipsi nimic din greșeală.

Forma și prezentarea

Un document formal arată ordonat. Folosiți o singură pagină, dacă este posibil, margini egale și un font simplu. Dacă îl scrieți de mână, aveți grijă ca scrisul să fie lizibil. În cazul variantei tipărite, semnați cu pixul, în locul prevăzut.

Verificați ortografia și numele destinatarului. O greșeală într-un nume propriu transmite neatenție și poate strica impresia, chiar dacă cererea este întemeiată.

Ce faceți după depunere

Păstrați o copie a cererii. Dacă o depuneți direct, cereți un număr de înregistrare sau o confirmare de primire. Dacă o trimiteți prin poștă sau pe e-mail, păstrați dovada trimiterii. Notați într-un loc sigur data depunerii, pentru a putea urmări termenul de răspuns.

Dacă nu primiți răspuns în termenul indicat de instituție sau de reglementările aplicabile, puteți trimite o reluare, în care amintiți numărul de înregistrare al primei cereri.

Pe scurt

Gândiți cererea ca pe un mesaj scurt, ordonat și complet: cine sunteți, ce cereți, de ce, ce anexați. Înainte să o trimiteți, citiți-o o dată cu ochii celui care o primește. Mai multe sfaturi pentru situații de zi cu zi aveți pe Churry Burry, unde puteți reveni oricând ca să comparați modele și să vă pregătiți documentele fără grabă.