Legalizarea unui document pentru străinătate: pași și exemple

Pentru ca un document românesc să fie acceptat în străinătate, trebuie de obicei să îl traduci autorizat și să îl supui apostilării sau supralegalizării, în funcție de țara de destinație. Ordinea pașilor contează. GhidulZilei explică modul în care se obțin și se folosesc actele publice.

Pasul 1: află ce cere instituția din străinătate

Începe de la cerința concretă: ce document ți se cere, în ce formă și cu ce fel de traducere. Unele instituții acceptă o copie, altele insistă pe originalul eliberat recent. Cere lista în scris, ca să nu repeți demersurile.

Pasul 2: obține documentul în forma potrivită

Verifică dacă ai nevoie de un document nou, de exemplu un certificat de naștere eliberat recent, sau dacă poți folosi unul existent. Dacă este vorba despre o copie, poate fi necesară legalizarea ei la notar, înainte de pașii următori.

Pasul 3: apostila sau supralegalizarea

Dacă țara de destinație face parte din Convenția de la Haga privind apostila, documentul se apostilează de autoritatea competentă din România, care diferă după tipul actului: administrativ, notarial sau judiciar. Pentru țările care nu sunt parte la convenție, se folosește de regulă supralegalizarea, un lanț de verificări prin ministerul de externe și ambasada țării respective. Verifică mereu procedura actuală.

Pasul 4: traducerea autorizată

Traducerea se face de un traducător autorizat, iar semnătura lui poate fi legalizată de notar. Uneori traducerea se atașează documentului apostilat, alteori se apostilează și ea. Cere instituției din străinătate să-ți spună ordinea corectă. GhidulZilei explică obținerea buletinului, a pașaportului și a certificatelor de stare civilă, documente care ajung adesea în astfel de proceduri.

Exemple concrete

• certificat de naștere necesar pentru o căsătorie în altă țară: document recent, apostilă, traducere;
• diplomă de studii pentru angajare: copie legalizată, apostilă, eventual recunoaștere academică;
• cazier judiciar pentru un permis de ședere: document recent, apostilă, traducere autorizată;
• procură pentru o vânzare în străinătate: act notarial, apostilă, traducere.

Cât de repede trebuie să acționezi

Unele documente au o valabilitate limitată: instituțiile străine nu le acceptă dacă au fost eliberate de prea mult timp. Începe procedura doar după ce afli acest detaliu și planifică marja de timp pentru fiecare etapă, pentru că programările pot să dureze.

Costuri și timp

Fiecare etapă poate presupune taxe și timp de așteptare: eliberarea actului, traducerea, apostila. Cere de la început informații despre taxe și durată, iar dacă ai urgență, întreabă dacă există o procedură accelerată. Nu planifica ultimul pas în ziua dinaintea plecării sau a termenului.

Păstrează dovezile

Fă copii ale tuturor documentelor înainte de a le preda, păstrează chitanțele și notează datele depunerilor. Dacă ceva se pierde sau întârzie, aceste dovezi îți permit să reiei procedura fără să o iei de la zero.

Când documentul are legătură cu o succesiune

Unele proceduri cer acte din partea unei persoane decedate, de exemplu certificatul de deces. În aceste cazuri, merită să știi ce se predă și ce se anulează, iar ghidul despre actele unei persoane decedate te ajută să nu pierzi timp.

Greșeli frecvente

Cea mai frecventă este traducerea făcută înaintea apostilării, când instituția cere altă ordine. A doua este folosirea unei copii simple acolo unde se cere copie legalizată. A treia este ignorarea termenelor de valabilitate ale documentelor.

Recomandarea finală

Fă un tabel cu documentul, pasul necesar și termenul fiecăruia, apoi bifează etapele pe rând. Dacă ai dubii, întreabă autoritatea care eliberează apostila. Pentru alte proceduri cu acte, GhidulZilei îți poate fi un sprijin la îndemână.